شرح وظایف مسئول دبیرخانه

رسالت واحد:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد ونظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده وصادره را در داخل و خارج مرکز را تقبل می نماید.

اهم فعالیتهای قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها

پرسنل تحت پوشش:

1 - نامه رسان
2 - بایگان

فرایندهای واحد دبیرخانه:

1) ثباتی:

دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس

2) نامه رسانی:

که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:

توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)

تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و ... ارسال

(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و ... جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز

3) امور تایپ:

تایپ و ویرایش انواع نامه های صادره مرکز شامل صورتجلسات، کمیته ها، نامه های ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و ...

4) بایگانی:

جمع آوری سوابق مکاتبات روزمره و بایگانی نمودن اسناد و سوابق مربوط، پی گیری سوابق، پاسخگوئی به مسئولین و ارباب رجوع در خصوص تهیه سوابق

 شرح وظایف:

- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه

- تفکیک و توزیع نامه ها

- گرفتن فاکس و فاکس نامه ها

- تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی

- تایپ بخشنامه ها و یادداشتها

- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد

- نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره و ارسال آن به واحدهای ذیربط

- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان - ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه

- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها

- انجام سایر اموری که در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد

آدرس سایت دانشگاه علوم پزشکی قزوین
www.qums.ac.ir
آدرس سایت بیمارستان کوثر قزوین
www.hoskosar.qums.ac.ir